業務用パソコンを返却した際の手続き内容

どこの企業でも同様だけれども、業務用にはパソコンを利用する。最近では一人に一台以上を支給しているところも多い。

もちろん会社資産なので、いずれは返却するとか、新しいパソコンへ交換することが必要だ。

今回は手続き方法が変わったので、その内容をメモしておくことにする。会社で手順書を作成しても良いこと無いので、個人ブログに記事投稿してしまうよ。僕は少しでもアクセスが欲しいんだ、パトラッシュ。

従来の返却方法

僕の職場は横浜とは名ばかりの田舎にあるけれども、田舎に存在していても、大企業は大企業である。規則がカッチリしているというか、妙にお役所的に感じられる側面もある。

これが町工場だったら、情報システム部なんて存在しないから、資産管理を担当する人へ声をかけるだけで済む。そうすると資産関係の帳簿をメンテナンスして、下取り業者への引き取り作業を実施するとか、単純に廃棄処分をすることになる。

僕の会社の場合、今までは "ワークフロー" なるオシャレなソフトウェアで申請を提出し、申請番号などをメモしてから、情報システム部の引き取り担当者のところへパソコンを持参することになっていた。

• ノートパソコン本体
• 電源アダプター
• 付属マウス

これが支給時に渡された一式であり、「物件構成確認票」に記載されている。マウスを紛失すると、返却時に始末書を書くことになっていた。

ところがこの返却方法が、見直しされることになった。

新しい返却方法

さて昨今のご時世を踏まえて、弊社もコンピュータ関連資産をデータベース管理することになった。ひどい話だけれども、今までは各部署の担当者にはワークフローしか提供されていなかったので、例えばAさんに付与されたネットワーク権限を部署確認することが出来なかった。

それが部署担当者でも管理用データベースを参照し、その内容に対する変更申請を出せるようになった。そして同時に、コンピュータ機器の返却方法も変わってしまった。

まずは管理用データベースで、返却申請を実施する。ポケットWIFIであれば返却先が明示され、パソコンの場合は「おって沙汰（通知）を待つように」とシステムから明示される。

で、二日くらい待っていると、「xx月yy日、業者が引き取りに御指定場所zzを訪問します」という通知メッセージが送付されて来る。ちなみにこの時に、「物品構成確認票で返却漏れが生じないように現物チェックしておいて下さい」とも記述されて来る。

「物品構成確認書... そんなもの、保存してねーよ」である。僕は比較的まじめな担当者だけれども、必要なさそうなものまで保存しておく修正はない。なぜなら過不足があると分かるということは、情報システム部門が確認用のデータを保有しているということだ。
そんなもの、わざわざ場末で保管しておく必要はない。それこそ管理用データベースに保存しておけば良い。

で、実際に返却手続きを2022年7月末に実施してみたところ、返却引き取りの際に「物品構成確認書を見せて下さい」と言われることはなかった。いつも通り、三点セットだけ用意しておけば十分だった。

ただし昔と異なるのは、もちろん返却時の引き渡しだ。現在は在宅勤務者のパソコンも引き取れるように、宅配便の業者が引き取り代行することになっている。僕の工場の場合、郵便室外の荷受け場所が返品引き取り場所になる。

僕の場合は社用携帯に電話があり、「郵便室の荷受け場所まで返品物を持参して来るように」と宅配業者から直電が入って来た。果たしてこの電話で、いったい何名が「分かりました」と即答できるだろうか。

そもそも郵便室はセオリー通り一回にあるけれども、場所的には建物の北西側になる。通勤時には、荷受け場所を目にすることはない。（だから老婆心ながら、こんな記事を書いていたりする）

心配な場合は、事前に予行演習をやっておくと良いだろう。

ちなみに職場の新人に「初めてのおつかい」をやって貰った時には、郵便室の担当者に無記名伝票を手渡した。誰かが宛先を記入する必要があるのだけれども、いったいどういうプロセスで他急便伝票に送付先を記入すると考えたのだろうか。

そういう僕も他人のことは全く言えない。工場だから建物から出る時にはカードリーダーに社員証（IDカード）を当てて、外出記録を入力する必要がある。それを見事に忘れてしまい、郵便室近くの出入り口から再入館できなくなってしまったのだ。

そこは大人の余裕で通用ゲートへ回り込み、IDカードをリセットして再入館できるようになった。しかし真夏日の中をテクテク歩いたことは、悲しくなかったというとウソになる。

まとめ

以上が「業務用パソコンを返却した際の手続き内容」である。今までのように気軽に手続き出来なくなってしまったというか、特に承認者が苦労するようになってしまったけれども、管理システムが一元化されるようになったのは目出度いことだ。

なおウッカリ建屋外で出てしまった場合だけれども、共用棟側から再入館するという方法もある。ともかく慌てず落ち着いて、淡々を仕事をこなしたいものだ。

それでは今回は、この辺で。ではまた。

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記事作成：小野谷静